Dobre przygotowanie techniczne wydarzenia ma decydujący wpływ na jego ostateczną formę. Nawet drobne niedociągnięcia mogą zadecydować o negatywnej ocenie eventu przez jego uczestników. Staranne przygotowanie nie gwarantuje jednak, że podczas spotkania nie dojdzie do problemu. Nieprzewidziana wpadka może przydarzyć się każdemu, dlatego ważne jest, żeby posiadać plan awaryjny.
Kreowanie koncepcji wydarzenia
Jednym z ważniejszych aspektów, który należy wziąć pod uwagę podczas kreowania koncepcji wydarzenia, jest grupa docelowa. Dopiero na jej podstawie można planować następne działania. Organizator eventu musi skupić się na osobach, które będą w nim uczestniczyć, i zorganizować spotkanie, uwzględniając przede wszystkim ich preferencje.
Przykładem niezrozumienia potrzeb uczestników może być np. zły dobór miejsca, atrakcji wieczornych, muzyki czy też cateringu. Organizacja Dnia Kobiet w salonie samochodowym nie przyciągnie tłumów. Kolejnym krokiem jest określenie celu, jaki chcemy osiągnąć poprzez organizację wydarzenia. Nie zawsze głównym celem są korzyści finansowe. Niektóre eventy nie generują żadnych zysków dla organizatorów, a powodem ich przygotowania jest promocja firmy czy też nastawienie na pozyskanie nowych klientów.
Budżet
Nieodzownym elementem koncepcji jest jej budżet. Wydatki należy zaplanować już na wstępnym etapie tworzenia dokumentu. Przy tworzeniu budżetu istotne jest, z jakich środków organizator chce pokryć koszty eventu. Czy będą to np. środki własne, opłaty za uczestnictwo lub wsparcie sponsorów.
Łatwiej jest określić budżet, wiedząc już na wstępie, na jakie koszty możemy sobie pozwolić, jednak w praktyce nie sposób dokładnie określić, jaki będzie przychód z eventu. Zawsze należy brać pod uwagę realne możliwości osiągnięcia zysku z wydarzenia i na tej podstawie tworzyć budżet.
Dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie dwóch opcji: realnej i optymistycznej. W wersji realnej należy zapisać wszystkie koszty twarde, bez których wydarzenie nie może się odbyć, zaś w wersji optymistycznej można wpisać dodatkowe atrakcje lub gadżety dla uczestników. To rozwiązanie pozwala na zabezpieczenie środków na wydatki podstawowe, takie jak wynajem sali lub opłacenie cateringu.
Harmonogram eventu
Harmonogram działań powinien zawierać wszystkie najważniejsze zadania, które należy wykonać przed oraz w trakcie eventu. Istotne jest przypisanie poszczególnych czynności do konkretnych osób, które będą za nie odpowiedzialne. Zapisów harmonogramu należy bezwzględnie przestrzegać, ponieważ niektórych zaniedbań nie uda się naprawić w późniejszym terminie.
Czynności wykonane z wyprzedzeniem odciążą nas przy największym nawale prac. Odwołanie imprezy lub nagła zmiana terminu jest fiaskiem organizacyjnym, które wpływa na wizerunek nie tylko organizatorów, ale również patronów wydarzenia. Data eventu jest terminem niezmiennym, nie można przesunąć imprezy np. o dzień, ponieważ materiały dla uczestników nie dotarły na czas lub bilet lotniczy dla prelegenta nie został zabukowany i wszystkie miejsca zostały już wykupione.
Zdarzają się sytuacje, kiedy pomimo naszych starań dochodzi do wpadki. Dlatego już podczas planowania harmonogramu warto przeanalizować możliwe zagrożenia. Podczas Kongresu Profesjonalistów Public Relations 2016 wielu prelegentów korzystało z porannego lotu z Warszawy. Istniało duże zagrożenie, że w przypadku mgły spore grono naszych gości nie dotrze na czas. Dlatego przygotowaliśmy plan awaryjny. Na wypadek mgły na parkingu lotniska czekał podstawiony bus, który miał dowieźć prelegentów do Rzeszowa.
Data eventu
Przy wyborze terminu wydarzenia należy przeanalizować czynniki zewnętrzne, które mogą negatywnie wpłynąć na jego organizację. Dużym zagrożeniem są wydarzenia konkurencyjne o zbliżonej tematyce, kierowane do tej samej grupy odbiorców. Dlatego istotny będzie monitoring mediów.
Ważne jest wzięcie pod uwagę również wydarzeń cyklicznych, jeśli np. dwie poprzednie edycje konkurencyjnego wydarzenia odbywały się w listopadzie, można domniemywać, że tak będzie również w tym roku, nawet jeśli organizator nie informuje jeszcze na swojej stronie o terminie kolejnego spotkania.
Podczas podejmowania decyzji o dacie należy również wziąć pod uwagę wydarzenia okolicznościowe, np. święta oraz długie weekendy. Jeśli event będzie miał miejsce w dzień poprzedzający dni wolne od pracy, a zapraszamy gości z całej Polski, występuje duże zagrożenie, że termin odstraszy potencjalnych uczestników.
W przypadku imprez na wolnym powietrzu nie mamy wpływu na główne zagrożenie, tj. pogodę. Możemy jednak przewidzieć, że podczas pikniku organizowanego w kwietniu może być zimno, a w październiku częściej zdarzają się opady deszczu.
Wybrany termin musi być przede wszystkim realny. Należy przeanalizować, ile czasu potrzebujemy nie tylko na działania przygotowawcze, ale również na rekrutację uczestników. W przypadku wydarzeń bezpłatnych można założyć krótszy termin, natomiast event z płatnym wstępem wymaga większego nakładu naszej pracy, w tym działań promocyjnych.
Zabezpieczenie techniczne
Sprawdzenie nagłośnienia, oświetlenia, projektora wydaje się czynnością oczywistą, jednak prawdziwy problem może sprawić drobna, z pozoru mało istotna elektronika. Mogą to być np. zbyt krótkie kable przedłużaczy, które nie pozwolą na podłączenie oddalonych stoisk.
Kłopoty logistyczne mogą sprawić również sprzęty wielkogabarytowe. Podczas jednej z edycji Kongresu PR jako atrakcję dodatkową dla uczestników zaplanowaliśmy symulator lotów. Maszyna sprawiła nam kilka problemów, ponieważ nie mieściła się na szerokość w windzie towarowej.
Inną formą wwiezienia sprzętu było wjechanie samochodem na parking przed hotelem, tu jednak problem stanowiły miejscowe obniżenia sufitu. Ponieważ wiedzieliśmy o problemach, które mogą wystąpić podczas dostarczenia sprzętu, mogliśmy wcześniej dokładnie zaplanować jego przewóz.
Występy artystyczne
Dbałość o szczegóły techniczne jest niezwykle istotna podczas organizacji występów artystycznych. Niespełnienie któregoś z punktów ridera technicznego zaproszonego artysty może zakończyć się odwołaniem występu z winy organizatora. Powodem może być za niski sufit niewłaściwe oświetlenie lub brak profesjonalnego nagłośnienia.
Dobrze jest przed wyborem konkretnej osoby prześledzić możliwości obiektu, w którym organizujemy event, i na tej podstawie dobrać atrakcje dla gości. Podczas planowania występów należy wziąć pod uwagę przede wszystkim bezpieczeństwo uczestników. Organizacja pokazów akrobatycznych w małym pomieszczeniu, w którym tancerzy od publiczności dzieli metr odległości, może skończyć się wypadkiem, za który organizator odpowie nie tylko wizerunkowo, ale również prawnie.
Kontakt z uczestnikami
Większość organizatorów przeprowadza rejestrację uczestników za pomocą formularza dostępnego na stronie internetowej. System generuje automatycznie sposób zapłaty, osoba rejestrująca się otrzymuje potwierdzenie. Nie ma bezpośredniego kontaktu uczestników z organizatorem. Jest to duży błąd, którego skutkiem pomimo dużej liczby zgłoszeń może być niska frekwencja na wydarzeniu.
Bardzo ważne jest, aby organizator podtrzymywał kontakt z zarejestrowanym uczestnikiem zarówno przed wydarzeniem, jak i po jego zakończeniu. Przed wydarzeniem warto wysłać informacje przypominające o zbliżającym się evencie, ponieważ osoba, która dokonała zgłoszenia jakiś czas temu, może już o tym nie pamiętać. Uczestnicy będą również wdzięczni za przesłanie informacji organizacyjnych dotyczących dojazdu na miejsce, programu, najważniejszych atrakcji.
Takie działania pokazują zainteresowanie organizatorów oraz niejako zobowiązują uczestników do pojawienia się na miejscu. Równie ważnym elementem eventowego savoir-vivre’u jest podziękowanie uczestnikom za przybycie po zakończonej konferencji, udostępnienie zdjęć czy też prezentacji.
Podsumowując, podczas organizacji eventu zawsze należy pamiętać, że na jego sukces składają się działania podjęte przed jego rozpoczęciem. Samo wydarzenie jest egzaminem z naszych umiejętności organizacyjnych. Jeśli odpowiednio wcześnie nie zadbamy o poszczególne części składowe przedsięwzięcia, zapewne oblejemy ten test. Podobnie jak z nauką, eventu nie przygotujemy w jedną noc.
