Zorganizowanie dobrego wydarzenia wymaga czasu oraz zasobów osobowych i środków finansowych. Bez tych trzech elementów będzie to co najmniej trudne. Jak przygotować się do zaplanowania oraz zrealizowania konferencji dla swojej firmy bądź klienta? Oto kilka wskazówek.
W celu usystematyzowania – zadania do wykonania warto podzielić na pewne obszary, takie jak działania koncepcyjne, organizacyjne, informacyjno-promocyjne oraz ewaluacyjne. Dzięki temu będziemy mogli w prosty sposób do określonych prac przydzielić osoby odpowiedzialne za ich realizację, a w efekcie – monitorować postępy projektu.
Działania koncepcyjne
Dobra konferencja to taka, która jest na wysokim poziomie merytorycznym. Wiąże się z tym ciekawy temat przewodni oraz interesujący prelegenci. W zakresie niniejszego obszaru działań podstawą jest zatem:
- określenie celu organizacji wydarzenia oraz jego założeń,
- zdefiniowanie grupy docelowej planowanego eventu (kto będzie uczestnikiem spotkania i do kogo kierować będziemy działania promocyjno-informacyjne),
- wybór zakresu tematycznego konferencji dopasowanego do potencjalnej grupy uczestników,
- zagwarantowanie ciekawych prelegentów (specjalistów z branży, przedstawicieli prężnie działających na rynku firm – liderów),
- zapewnienie tzw. „gwoździa programu”, czyli osoby znanej w branży, bądź też przedstawiciela mediów, który zajmuje się zawodowo tematyką zbieżną z myślą przewodnią naszej konferencji,
- uzgodnienie tematów prelekcji, które zamieścić będziemy mogli w programie wydarzenia,
- stworzenie roboczego programu spotkania sukcesywnie uzupełnianego w drodze dalszych ustaleń,
- zapoznanie się z prezentacjami, które zostaną wygłoszone przez zaproszonych ekspertów, aby móc zweryfikować, czy są na odpowiednim poziomie i czy zostały dopasowane do grupy docelowej konferencji.
Działania organizacyjne
Do organizacji konferencji należy odpowiednio wcześnie się przygotować. W zależności m.in. od tego jaki charakter ma wydarzenie, ilu uczestników zapraszamy i jakie grono prelegentów oraz gdzie ma się odbywać – czas przygotowania może być różny. Jednak niezależnie od tego, kiedy rozpoczynamy pierwsze działania, warto na samym początku skonstruować check-listę zadań. W miarę upływu czasu będziemy ją sukcesywnie aktualizować. Dzięki wypełnianiu jej zapisów mamy pewność, że nic nam nie umknie i wszystkie – nawet najdrobniejsze zadania – będą w odpowiednim czasie zrealizowane. Przygotowując konferencję należy zatem:
- wyznaczyć zespół organizacyjny wydarzenia,
- zorganizować spotkanie robocze inaugurujące proces przygotowań do konferencji,
- dokonać podziału zadań wśród członków zespołu,
- wyznaczyć lidera grupy, na którym spoczywa odpowiedzialność za realizację całego wydarzenia, a do zadań jego należy m.in.:
- organizowanie cyklicznych spotkań roboczych grupy,
- przygotowywanie cotygodniowego podsumowania prac grupy roboczej w kwestiach organizacji wydarzenia,
- akceptacja poszczególnych realizacji na poziomie grupy i podejmowanie dalszych aktywnych działań,
- raportowanie – przygotowanie sprawozdania z prac zespołu organizacyjnego i przesyłanie go do Prezesa naszej firmy, bądź do osoby reprezentującej klienta,
- czuwanie nad poprawną i terminową realizacją poszczególnych etapów projektu,
- ustalić budżet, jakim dysponujemy w ramach prowadzenia zadania i przygotować kosztorys uwzględniający poszczególne elementy projektu,
- ustalić aspekty techniczne, w tym miejsce wydarzenia, inicjować i utrzymywać kontakty z przedstawicielem hotelu bądź centrum konferencyjnego w sprawie dalszych uzgodnień (sala, catering, parking, dodatkowe stoiska dla wystawców itp.),
- pozyskać partnerów konferencji, którzy mogą podnieść rangę eventu,
- zaplanować zestaw materiałów dla uczestników (w tym materiały merytoryczne związane z wydarzeniem, często również i informacyjno-promocyjne np. od partnerów czy patronów medialnych),
- zaplanowanie prowadzenia biura konferencji (w tym m.in. rejestracja uczestników, dystrybuowanie identyfikatorów oraz przekazywanie materiałów startowych),
- zaplanowanie stanowisk dla wystawców (przedstawiciele klienta, patroni, partnerzy),
- przygotowanie maila organizacyjnego do uczestników zawierającego podstawowe informacje takie jak: miejsce, sposób dojazdu, godziny rozpoczęcia i zakończenia wraz ze szczegółowym programem, kwestie dotyczące parkingu,
- a po zakończeniu wydarzenia – wysyłka podsumowania konferencji do zespołu organizacyjnego oraz podziękowań do jej uczestników.
Działania informacyjno-promocyjne
Celem tego obszaru jest promocja eventu oraz w efekcie – pozyskanie uczestników konferencji. Działania zatem możemy podzielić na dwa obszary. Pierwszy zakres zadań nakierowany jest na budowanie relacji z mediami oraz przekazywanie do publikacji informacji związanych z planowanym wydarzeniem. Drugi natomiast dotyczy działań nastawionych na bezpośrednie pozyskiwanie uczestników.
Zadania do wykonania w ramach media relations:
- tworzenie listy potencjalnych partnerów i patronów medialnych konferencji,
- przygotowanie dokumentów startowych i pakietów partnerskich/medialnych, w tym np. pismo przewodnie, zestaw świadczeń wzajemnych, a w trakcie realizacji – egzekwowanie wykonania poszczególnych świadczeń,
- pozyskanie partnerów medialnych, utrzymywanie z nimi stałych kontaktów telefonicznych i mailowych,
- tworzenie i dystrybucja materiałów prasowych przed i po konferencji wg ustalonego wzoru – szablonu informacji,
- bieżący monitoring mediów (a po zakończeniu projektu – przygotowanie zestawienia z monitoringu mediów),
Zadania do zaplanowania w ramach pozyskiwania uczestników:
- ustalenie planu promocji wydarzenia,
- podjęcie decyzji co do formy zapraszania uczestników na konferencję (papierowa, mailowa, telefoniczna),
- przygotowanie wzoru zaproszeń dla uczestników wraz z dystrybucją różnymi (przemyślanymi) kanałami,
- tworzenie materiałów informacyjno-promocyjnych np. folder, ulotka, a w tym ustalenie schematu dokumentów, wyznaczenie osób odpowiedzialnych za tworzenie/dostarczenie treści bazowych, wydruk oraz dystrybucję do potencjalnie zainteresowanych grup docelowych,
- newslettery, mailingi (podjęcie decyzji w zakresie szablonu maila wykorzystywanego przy projekcie i/lub stworzenie newslettera pod względem graficznym i merytorycznym),
- ustalenie do jakich baz danych wysyłamy zaproszenia na konferencję (klienci i partnerzy firmy dla której organizujemy wydarzenie, zaproszenia poprzez wysyłkę newsletterów do baz partnerów czy patronów medialnych itp.)
Działania ewaluacyjne
Organizując konferencję warto pamiętać o ewaluacji. Dzięki niej dowiemy się m.in. jak spotkanie zostało ocenione przez jego uczestników, czy są zadowoleni z kwestii merytorycznych i organizacyjnych, co ewentualnie warto byłoby ulepszyć/poprawić. Jak również – czy przybyli goście zainteresowani są kolejnymi tego typu wydarzeniami. W ramach niniejszego obszaru należy:
- stworzyć autorski kwestionariusz ankietowy, o którego wypełnienie poprosimy uczestników, a zawierać będzie pytania m.in. dotyczące trafności zakresu tematycznego, poziomu wykładów, sposobu organizacji, cateringu, a także chęci uczestnictwa w podobnych eventach, oczekiwań co do dalszych konferencji itp.,
- przygotować raport z badania ankietowego i szczegółowo go przeanalizować,
- zorganizować spotkanie podsumowujące w gronie osób zaangażowanych w projekt,
- wyciągnąć wnioski i wdrożyć je w życie.
Dobry temat konferencji i odpowiedni prelegenci to połowa sukcesu. Ale przecież żadne wydarzenie nie odbędzie się… bez jego uczestników. Bardzo ważna część świadcząca o powodzeniu projektu to odpowiednio zaplanowane i przeprowadzone działania informacyjno-promocyjne oraz organizacyjne. Nie można zapomnieć również i o ewaluacji, dzięki której otrzymamy wiadomość zwrotną od uczestników na temat eventu. Wszelkie uwagi i wskazówki w niej zawarte, jak również przemyślenia oraz wnioski zespołu pozwolą podnosić poziom świadczonych usług i gwarantować coraz to wyższą jakość na rynku. A właśnie na tym wszystkim zależy – zarówno organizatorom jak i uczestnikom.
