Konferencje prasowe krok po kroku

Organizacja konferencji prasowych, podobnie jak większość sfer codziennego życia, uległa znacznym zmianom w związku z pandemią COVID-19. W okresie lockdownu jedyną możliwą do realizacji formą konferencji była formuła online. Z upływem czasu popularność zyskało rozwiązanie hybrydowe, w której obok tradycyjnego wydarzenia w sali lub w terenie możliwy jest również zdalny udział prelegentów i dziennikarzy. Stwarza to nowe wyzwania dla organizatorów konferencji, oferuje też jednak nowe możliwości i poszerza krąg uczestników oraz odbiorców wydarzeń medialnych. Aspekty techniczne są dziś równie ważne dla powodzenia konferencji prasowej, co właściwy temat i prelegenci.

Badania przeprowadzone przez Polską Agencję Prasową wraz z Instytutem Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego oraz zespół analityków Exacto miały za zadanie poddać analizie najważniejsze aspekty organizacji konferencji prasowych z punktu widzenia dziennikarzy, czyli bezpośrednich odbiorców komunikatu, którzy na podstawie informacji zebranych podczas wydarzenia przygotowują relacje i artykuły. Założono, że konferencja zaczyna się już na etapie planowania tematu oraz przygotowywania zaproszeń i trwa aż do momentu ostatniego kontaktu dziennikarza w omawianej na konferencji sprawie, co może nastąpić wiele dni po jej zakończeniu. W związku z tym przedstawione wyniki stanowią istotną wskazówkę dla wszystkich organizatorów konferencji prasowych, niezależnie od jej formuły i tematyki.

UCZESTNICTWO DZIENNIKARZY W KONFERENCJACH PRASOWYCH

Pierwszy krok w przeprowadzonym badaniu stanowiło określenie częstotliwości uczestniczenia w konferencjach prasowych przez badanych dziennikarzy. Na pytanie dotyczące liczby konferencji prasowych, w których brali udział ankietowani na przestrzeni ostatniego roku, średnia dla całej próby badawczej wyniosła niemal 27 konferencji, co oznacza, że statystyczny dziennikarz bierze udział w konferencji prasowej średnio raz na dwa tygodnie. Warto również odnotować, że w przypadku co czwartego respondenta było to nie więcej niż 5 konferencji, natomiast przeszło co szósty dziennikarz na przestrzeni ostatniego roku meldował się co tydzień lub częściej na konferencji prasowej. Uzupełnieniem do tego pytania była próba określenia po ilu konferencjach prasowych w ciągu ostatnich 12 miesięcy badani dziennikarze otrzymali press-pack. Tym razem średnia dla całej próby badawczej wyniosła niemal 14, co oznacza, że statystyczny dziennikarz otrzymuje press-pack średnio na co drugiej konferencji, w której bierze udział.

NAJBARDZIEJ ISTOTNE ELEMENTY W ZAPROSZENIU NA KONFERENCJĘ PRASOWĄ

Warto zwrócić uwagę na informacje, które są najbardziej istotne i powinny być zawarte w zaproszeniu na konferencję prasową. Jak wynika z przeprowadzonych badań, dziennikarze biorący w nich udział najczęściej wskazywali na kontakt do organizatorów – 90,3%. Przeszło trzy czwarte ankietowanych skłaniało się również w tej kwestii ku przewidywanemu czasowi trwania konferencji (80,6%), szczegółowemu opisowi celu konferencji (76,7%), a także harmonogramowi konferencji (75,7%). Relatywnie rzadziej biorący udział w konferencjach dziennikarze byli zdania, że zaproszeniu na konferencję prasową powinny być zawarte taki informacje jak:

• lista uczestników – 67% wskazań,
• informacja o dacie, do której można się akredytować – 60,2%,
• informacja o wymogu akredytacji – 58,3%,
• poinformowanie o możliwości zrobienia dedykowanych materiałów (wywiad, setka filmowa itp.) – 53,4%,
• mapka dojazdu – 36,9%,
• informacja o możliwościach rejestracji (np. miejsce dla operatora kamery) – 31,1%,
• bio uczestników – 28,2%,
• informacja o press roomie – 25,2%,
• informacja o czasie przeznaczonym na rozmowy kuluarowe – 22,3%,
• prośba o potwierdzenie przybycia – 20,4%,
• zapowiedź w formie wideo – 6,8%,
• inne – 9,7%.

NAJCZĘŚCIEJ BRAKUJĄCE INFORMACJE W ZAPROSZENIU NA KONFERENCJĘ PRASOWĄ

Kontynuując temat elementów, które powinny być zawarte w zaproszeniu na konferencję prasową warto przyjrzeć się informacjom, których najczęściej w nich brakuje, a powinny się tam znaleźć. Pytanie to również zadano badanym dziennikarzom i jak wynika z uzyskanych odpowiedzi, przeszło połowa ankietowanych wskazała na przewidywany czas trwania konferencji – 58,3% wskazań. Średnio dwóch na pięciu respondentów skłaniało się również ku szczegółowemu opisowi celu konferencji (44,7%) oraz harmonogramowi konferencji (38,8%). Na kolejnych miejscach pod względem odsetka wskazań znalazły się takie kwestie jak:

• poinformowanie o możliwości zrobienia dedykowanych materiałów (wywiad, setka filmowa itp.) – 32%,
• informacja o czasie przeznaczonym na rozmowy kuluarowe – 29,1%,
• lista uczestników – 29,1%,
• bio uczestników – 28,2%,
• mapka dojazdu – 24,3%,
• kontakt do organizatorów – 21,4%,
• informacja o wymogu akredytacji – 19,4%,
• informacja o press roomie – 17,5%,
• informacja o dacie, do której można się akredytować – 16,5%,
• zapowiedź w formie wideo – 14,6%,
• informacja o możliwościach rejestracji (np. miejsce dla operatora kamery) – 13,6%,
• prośba o potwierdzenie przybycia – 6,8%,
• miejsce konferencji – 4,9%,
• termin rozpoczęcia konferencji – 3,9%,
• inne – 10,7%.

ELEMENTY PODNOSZĄCE ATRAKCYJNOŚĆ KONFERENCJI PRASOWYCH

Kolejnym krokiem przeprowadzonego badania była próba odpowiedzi na pytanie, jakie elementy w największym stopniu podnoszą atrakcyjność konferencji prasowych. W tym przypadku badani dziennikarze mieli za zadanie ocenić każdy z poddanych analizę aspektów na skali 1-5, przy czym odpowiedź 1 oznaczała brak wpływu na atrakcyjność konferencji, natomiast odpowiedź 5 oznaczała zdecydowane podniesienie atrakcyjności przez dany element.
Przeprowadzenie odpowiednich obliczeń pozwoliło wykazać, że zdaniem respondentów aspektem, który w największym stopniu podnosi atrakcyjność organizowanej konferencji jest możliwość zadawania pytań – 64% wskazań na odpowiedź „5”, przy 1% odpowiedzi na ocenę „1”. Ponad połowę wskazań świadczących o zdecydowanym podniesieniu atrakcyjności konferencji udało się uzyskać jeszcze takim kwestiom jak: możliwość dopytywania w sytuacji braku odpowiedzi na pytanie (58% wskazań na odpowiedź „5”, przy 2% odpowiedzi na ocenę „1”), udział liderów/ zarządu (Prezes, Minister)/ osób kompetentnych w temacie spotkania (54% wskazań na odpowiedź „5”, przy 7% odpowiedzi na ocenę „1”) oraz dostęp do Internetu (52% wskazań na odpowiedź „5”, przy 6% odpowiedzi na ocenę „1”). Zdaniem badanych dziennikarzy, relatywnie mniejszy wpływ na atrakcyjność konferencji prasowych mają natomiast takie aspekty jak:

• obecność i wsparcie osoby dedykowanej dla mediów – 32% wskazań na odpowiedź „5”, przy 1% odpowiedzi na ocenę „1”,
• przygotowanie press-packa (press kit) przez organizatora konferencji – 39% wskazań na odpowiedź „5”, przy 3% odpowiedzi na ocenę „1”,
• czas na swobodne nagranie setek/ wypowiedzi – 33% wskazań na odpowiedź „5”, przy 5% odpowiedzi na ocenę „1”,
• tłumaczenie symultaniczne (w razie konieczności) – 33% wskazań na odpowiedź „5”, przy 7% odpowiedzi na ocenę „1”,
• udostępnienie miejsca dla dziennikarzy po konferencji, w którym dziennikarz może napisać szybko artykuł – 34% wskazań na odpowiedź „5”, przy 6% odpowiedzi na ocenę „1”,
• dodatkowy, pozakonferencyjny element programu (oprowadzenie po zakładzie, warsztaty, itp.) – 32% wskazań na odpowiedź „5”, przy 5% odpowiedzi na ocenę „1”,
• udostępnienie zdjęć przez organizatora z wygodnym dojazdem/ lokalizacją – 32% wskazań na odpowiedź „5”, przy 9% odpowiedzi na ocenę „1”,
• miejsce na wygodne ustawienie kamer – 23% wskazań na odpowiedź „5”, przy 8% odpowiedzi na ocenę „1”,
• swobodny dostęp do kostki dziennikarskiej – 18% wskazań na odpowiedź „5”, przy 11% odpowiedzi na ocenę „1”,
• określenie czasu na zadawanie pytań – 13% wskazań na odpowiedź „5”, przy 9% odpowiedzi na ocenę „1”,
• uzupełnienie wypowiedzi ekspertów o prezentację w formie wideo – 16% wskazań na odpowiedź „5”, przy 17% odpowiedzi na ocenę „1”,
• poczęstunek – 17% wskazań na odpowiedź „5”, przy 19% odpowiedzi na ocenę „1”,
• upominki dla przedstawicieli mediów – 19% wskazań na odpowiedź „5”, przy 28% odpowiedzi na ocenę „1”.

NAJCZĘŚCIEJ BRAKUJĄCE ELEMENTY W ORGANIZOWANYCH KONFERENCJACH PRASOWYCH

Pozostając przy temacie organizacji konferencji prasowych, badani dziennikarze zostali poproszeni o wskazanie elementów, których ich zdaniem najczęściej brakuje na organizowanych spotkaniach. Przeprowadzona analiza wykazała, że niemal dwie trzecie ankietowanych stwierdziło, że jest nim możliwość dopytywania w sytuacji braku odpowiedzi na pytanie – 63,1% wskazań. Relatywnie rzadziej respondenci wskazywali na takie aspekty jak:

• udział ekspertów/ osób kompetentnych w temacie spotkania – 43,7%,
• dostęp do Internetu (dotyczy tylko formy stacjonarnej) – 35%,
• dodatkowy, pozakonferencyjny element programu (oprowadzenie po zakładzie, warsztaty itp.) (dotyczy tylko formy stacjonarnej) – 35%,
• przygotowanie press packa (press kit) przez organizatora konferencji – 34%,
• obecność i wsparcie osoby dedykowanej dla mediów (dotyczy tylko formy stacjonarnej) – 30,1%,
• czas na swobodne nagranie setek/ wypowiedzi (dotyczy tylko formy stacjonarnej) – 29,1%,
• możliwość zadania pytań – 29,1%,
• miejsce na wygodne ustawienie kamer (dotyczy tylko formy stacjonarnej) – 18,4%,
• swobodny dostęp do kostki dziennikarskiej (dotyczy tylko formy stacjonarnej) – 17,5%,
• upominki dla przedstawicieli mediów – 16,5%,
• poczęstunek (dotyczy tylko formy stacjonarnej) – 15,5%,
• tłumaczenie symultaniczne (w razie konieczności) – 15,5%,
• uzupełnienie wypowiedzi ekspertów o prezentację w formie wideo – 15,5%,
• inne – 8,7%.

UDZIAŁ DZIENNIKARZY W KONFERENCJACH PRASOWYCH

W ostatnim pytaniu biorący udział w badaniu dziennikarze zostali poproszeni o ustosunkowanie się do różnych twierdzeń odnoszących się do udziału w konferencjach prasowych poprzez zaznaczenie właściwej odpowiedzi na pięciostopniowej skali Likerta, gdzie 1 oznacza zdecydowanie nie, natomiast
5 – zdecydowanie tak. Spośród wszystkich poddanych analizie twierdzeń dotyczących udziału w konferencjach prasowych, respondenci najczęściej deklarowali, że preferują otrzymanie press-packa na skrzynkę e-mail – 84% odpowiedzi twierdzących względem 5% wskazań przeczących. Przeszło trzy czwarte ankietowanych stwierdziło również, że zawartość press-packów jest bardzo przydatna w pracy – 78% odpowiedzi twierdzących względem 6% wskazań przeczących. Przyglądając się pozostałym odpowiedziom można zaobserwować, że dziennikarze relatywnie rzadziej przyznawali, że:

• preferują  formę stacjonarną konferencji prasowych – 70% odpowiedzi twierdzących względem 12% wskazań przeczących,
• aktywnie uczestniczą w konferencjach prasowych poprzez zadawanie pytań – 70% odpowiedzi twierdzących względem 11% wskazań przeczących,
• formuła hybrydowa konferencji jest bardzo atrakcyjna dla dziennikarzy i powinna pozostał na stałe – 61% odpowiedzi twierdzących względem 14% wskazań przeczących,
• możliwość korzystania z nagrań przesyłanych po konferencjach prasowych bez konieczności udziału w nich w czasie rzeczywistym jest atrakcyjna – 66% odpowiedzi twierdzących względem 18% wskazań przeczących,
• obserwują zwiększającą się liczbę konferencji prasowych „o niczym” – 56% odpowiedzi twierdzących względem 21% wskazań przeczących,
• preferują otrzymanie press-packa na nośnikach danych (np. pendrive) – 50% odpowiedzi twierdzących względem 28% wskazań przeczących,
• w ciągu najbliższych lat czas trwania konferencji prasowych ulegnie skróceniu – 45% odpowiedzi twierdzących względem 15% wskazań przeczących,
• konferencje prasowe w formie on-line w dłuższej perspektywie zastąpią konferencje prasowe w formie stacjonarnej – 43% odpowiedzi twierdzących względem 21% wskazań przeczących,
• poziom merytoryczny konferencji stacjonarnych jest wyższy niż poziom konferencji on-line – 40% odpowiedzi twierdzących względem 21% wskazań przeczących,
• przydatna dla dziennikarzy jest forma drukowana, np. prezentacji (do robienia na bieżąco notatek) – 49% odpowiedzi twierdzących względem 30% wskazań przeczących,
• w ciągu ostatnich lat zmalała popularność konferencji prasowych – 43% odpowiedzi twierdzących względem 28% wskazań przeczących,
• często napotykane są problemy techniczne przy konferencjach on-line – 40% odpowiedzi twierdzących względem 40% wskazań przeczących,
• preferują otrzymanie press-packa w formie papierowej – 18% odpowiedzi twierdzących względem 67% wskazań przeczących.

ŹRÓDŁA I INSIPIRACJE

1. https://centrumprasowe.pap.pl/raporty/
2. Łaszyn A., Media i Ty. Jak zarządzać kontaktem osobistym z dziennikarzami, Warszawa 2015.
3. Olędzki J., Tworzydło D., Leksykon public relations, Newsline, Rzeszow 2009.

STRESZCZENIE

·         Konferencje prasowe w formie online lub w hybrydowej stanowią już pewien standard. Formy te przyjęły się podczas pandemii koronawirusa, która wymusiła na większości branż nowe rozwiązania dopasowane do ówczesnych obostrzeń.

·         Organizacja konferencji prasowych z perspektywy dziennikarza była tematem badania prowadzonego przez Polską Agencję Prasową wraz z Instytutem Rozwoju Społeczeństwa Informacyjnego oraz zespołem analityków Exacto.

·         Jeżeli chodzi o częstotliwość uczestnictwa w konferencjach prasowych przez dziennikarzy, to na podstawie badania respondenci wskazywali na średnio dwa takie wydarzenia w tygodniu. Co czwarty badany dziennikarz wskazywał na więcej niż pięć konferencji prasowych w tygodniu. Ponadto statystyczny dziennikarz według badania otrzymuje press-pack średnio na co drugiej konferencji, w której bierze udział.

·         Według badania zaproszenie na konferencje prasową powinno zawierać takie informacje jak: kontakt do organizatorów (nieco ponad 90% wskazań), szacunkowy czas trwania wydarzenia (ponad 80%), szczegółowy opis konferencji (76,7%) i jej harmonogram (75,7%). Na dalszych miejscach wskazywano m.in. listę uczestników (67%), informację o terminie, w jakim należy się akredytować (60,2%) czy informację o możliwości zrobienia dedykowanych materiałów, tj. wywiad, setka filmowa itp. (53,4%).

·         Wśród elementów, których najczęściej brakuje badanym dziennikarzom w zaproszeniach na konferencję prasową wskazywano na przewidywany czas trwania konferencji (58,3% wskazań), szczegółowy opisowi celu konferencji (44,7%) oraz harmonogram wydarzenia (38,8%).

·         Aby zwiększyć stopień atrakcyjności konferencji badani dziennikarze wskazywali na stworzenie możliwości do zadawania pytań, możliwość dopytywania w sytuacji braku odpowiedzi na pytanie, udział w konferencji liderów czy przedstawicieli zarządu bądź innych osób kompetentnych w temacie spotkania oraz swobodny dostęp do Internetu.

·         Istotną kwestią dla badanych dziennikarzy jest możliwość dopytywania w sytuacji braku odpowiedzi na pytanie podczas konferencji prasowej. Niemal dwie trzecie ankietowanych stwierdziło, że element ten stanowi najczęściej brakujące ogniowo na organizowanych spotkaniach.

·         Pomocne podczas organizacji konferencji prasowych mogą być również wyniki ocen różnych twierdzeń związanych z organizacją tego typu wydarzeń. Wynika z nich m.in., że badani dziennikarze preferują otrzymanie press-packa na skrzynkę e-mail, ich zdaniem zawartość press-packów jest bardzo przydatna w pracy, mimo wszystko preferują stacjonarną formę konferencji prasowych, a także aktywnie uczestniczą w konferencjach prasowych poprzez zadawanie pytań.

 

PODSUMOWANIE

W niniejszym tekście przedstawione zostały elementy, które cenią sobie dziennikarze w organizowanych konferencjach prasowych. Podsumowując przedstawione rozważania warto odnotować, że najbardziej istotnymi informacjami, które powinny być zawarte w zaproszeniu na konferencję prasową są kontakt do organizatorów, przewidywany czas trwania konferencji, szczegółowy opis celu konferencji oraz harmonogram konferencji.
Z kolei elementami, których najczęściej brakuje w przesyłanych zaproszeniach na konferencje prasową są przewidywany czas trwania konferencji, szczegółowy opis celu konferencji oraz harmonogram konferencji. Biorąc pod uwagę elementy, które w największym stopniu podnoszą atrakcyjność konferencji prasowych, badani dziennikarze najczęściej wskazywali na możliwość zadawania pytań, możliwość dopytywania w sytuacji braku odpowiedzi na pytanie, udział liderów/ zarządu/ osób kompetentnych w temacie spotkania oraz dostęp do Internetu. Analizując natomiast elementy, których najczęściej brakuje na organizowanych spotkaniach, respondenci w największym stopniu skłaniali się ku możliwości dopytywania w sytuacji braku odpowiedzi na pytanie, udziałowi ekspertów/ osób kompetentnych w temacie spotkania oraz dostępowi do Internetu.
Ciekawych wniosków dostarcza również analiza odpowiedzi na twierdzenia odnoszące się do uczestnictwa w konferencjach prasowych. Okazuje się, że ankietowani najmocniej deklarowali, że preferują otrzymanie press-packa na skrzynkę mailową, zawartość press-packów jest bardzo przydatna w ich pracy, a także preferują formę stacjonarną konferencji prasowych. Relatywnie najrzadziej natomiast badani byli zdania, że często napotykają na problemy techniczne przy konferencjach on-line oraz preferują otrzymanie press-packa w formie papierowej.