Audyt wewnętrzny firmy z definicji
W literaturze tematu funkcjonuje wiele definicji audytu wewnętrznego. Jednak wszystkie z nich sprowadzają się do podkreślenia istoty audytu wewnętrznego, czyli oceny wykonania odpowiednio określonych celów organizacji.
Najpełniej definicję audytu wewnętrznego przedstawiono w standardach Instytutu Audytorów Wewnętrznych, a brzmi ona: „audyt wewnętrzny jest działalnością niezależną, obiektywnie zapewniającą i doradczą, której celem jest przysporzenie wartości i usprawnienie działalności operacyjnej organizacji. Pomaga on organizacji w osiąganiu jej celów poprzez systematyczne i zdyscyplinowane podejście do oceny i doskonalenia skuteczności procesów zarządzania ryzykiem, kontroli i zarządzania jednostką”.
Audyt wewnętrzny to przede wszystkim:
- ocena zgodności działań oraz procesów w firmie z obowiązującymi przepisami, regulacjami i standardami,
- sprawdzenie skuteczności mechanizmów kontroli wewnętrznej oraz zarządzania ryzykiem,
- ewaluacja efektywności i wydajności operacyjnej badanych obszarów,
- monitoring realizacji celów, zadań i projektów w firmie.
Audyt wewnętrzny pozwala firmie na ocenę i doskonalenie różnych jej obszarów, co w efekcie przekłada się na lepsze funkcjonowanie całej organizacji. Audyt umożliwia monitorowanie i kontrolowanie wszystkich procesów, procedur i działań, eliminując w nich błędy, nadużycia oraz wszelkiego rodzaju nieprawidłowości. Pozwala również na skuteczne identyfikowanie źródeł problemów w celu ich systemowego zneutralizowania. Przeprowadzenie audytu powinno więc znaleźć się w sferze zainteresowania każdej marki, która mierzy się wyzwaniami oraz szuka skutecznego sposobu na polepszenie swojej efektywności.
Co daje przeprowadzenie audytu wewnętrznego?
W jakim celu prowadzony jest audyt wewnętrzny? W kontekście zapewnienia sprawnego funkcjonowania firmy pozwala on na:- ocenę efektywności procesów wewnętrznych pod kątem możliwości ich zoptymalizowania i usprawnienia (ulepszenie procesów wewnętrznych może pomóc w zwiększeniu produktywności i efektywności),
- monitorowanie zasobów ludzkich, finansowych oraz materiałowych, dzięki czemu możliwe jest zoptymalizowanie alokacji tych zasobów,
- skuteczne zarządzanie ryzykiem poprzez szybkie zidentyfikowanie potencjalnych zagrożeń i ryzyka, które mogą wpłynąć na prawidłowe funkcjonowanie firmy (pozwala to na podejmowanie adekwatnych środków zaradczych i wdrażanie odpowiednich strategii),
- zarządzanie relacjami między pracownikami pod kątem oceny klimatu organizacyjnego, komunikacji między pracownikami i zarządzania zasobami ludzkimi (dobra atmosfera pracy i skuteczna komunikacja mają pozytywny wpływ na satysfakcję pracowników),
- identyfikację możliwości rozwoju firmy, czyli przede wszystkim obszarów, które wymagają wzmocnienia i intensyfikacji ich działań (audyt wskazuje również potencjalne szanse rozwoju firmy),
- ocenę zgodności działania firmy z obowiązującymi regulacjami i standardami branżowymi (w zakresie komunikacji, marketingu i public relations).
Audyt wewnętrzny zapewnia więc szerokie spojrzenie na funkcjonowanie firmy i może składać się z wielu pomniejszych badań, jak np. audyt komunikacji wewnętrznej czy audyt procedur. Audyt ma jak najobiektywniej spojrzeć na daną organizację, opisać jej działanie oraz zdiagnozować występujące w niej problemy, nie ograniczając się przy tym do jednego obszaru, lecz patrząc możliwie szeroko i kompleksowo.
Jak przeprowadzić audyt wewnętrzny w firmie?
Jak skutecznie przeprowadzić audyt wewnętrzny w firmie? Aby audyt odbył się w sposób prawidłowy i skuteczny, musi on zostać odpowiednio przygotowany. Istotne tutaj będą następujące elementy:
- określenie zakresu i obszarów audytu – audyt może objąć wybrane działy, procesy, projekty lub całą działalność firmy (warto wybrać przede wszystkim obszary o kluczowym znaczeniu i obarczone największym ryzykiem),
- stworzenie planu i programu audytu zawierającego cele, zakres, harmonogram, budżet, zasoby i metodykę działań,
- dobór audytorów i zespołu audytowego o odpowiednich kwalifikacjach oraz doświadczeniu (ważne są również ich niezależność i obiektywizm),
- przygotowanie narzędzi audytu, które pomogą zbierać i analizować dane (np. kwestionariusze, listy kontrolne, wzory raportów audytu),
- ocena ryzyka w audytowanych obszarach pozwoli zidentyfikować kluczowe pytania audytowe i obszary wymagające pogłębionego badania,
- ustalenie szczegółowego harmonogramu audytu, biorąc pod uwagę zasoby, terminy i dostępność audytowanych komórek.
Jak przeprowadzić audyt wewnętrzny w przedsiębiorstwie? Przeprowadzenie audytu polega na zbieraniu informacji, przeprowadzaniu wywiadów z pracownikami i obserwacji procesów produkcyjnych. Audytorzy analizują dokumentację, sprawdzają zgodność z procedurami oraz oceniają efektywność prowadzonych działań.
Następnie wyniki audytu są analizowane oraz przedstawiane w formie raportu. Raport zawiera wnioski i rekomendacje w zakresie poprawy poszczególnych procesów zachodzących w firmie, ze wskazaniem wychwyconych problemów oraz propozycję działań naprawczych i usprawniających.
Audyt wewnętrzny. Jak usprawnić działanie firmy? Po otrzymaniu raportu końcowego, zarządzający firmą powinni podjąć działania naprawcze mające na celu usunięcie wykrytych problemów oraz wprowadzenie zaproponowanych usprawnień w funkcjonowaniu organizacji. Wdrożenie działań naprawczych odbywa się zgodnie z harmonogramem i planem działań.
Kiedy warto przeprowadzić audyt wewnętrzny?
Wdrożenie audytu wewnętrznego jest uzależnione od wielu czynników i może być zastosowane w różnych kontekstach. Kiedy warto przeprowadzić audyt wewnętrzny?
- Przed rozpoczęciem nowego projektu lub inicjatywy – pozwoli to ocenić, czy planowane działania są zgodne z polityką oraz standardami organizacji.
- Po zmianach wewnętrznych, a więc gdy organizacja wprowadza poważne zmiany w swojej strukturze, procesach lub w zakresie obowiązujących procedur. W takich sytuacjach audyt wewnętrzny może pomóc w ocenie, czy zmiany odniosły oczekiwany skutek i czy są zgodne z celami organizacji.
- W przypadku zmian w przepisach i regulacjach audyt wewnętrzny może pomóc organizacji w zapewnieniu jej zgodności z nowymi wymaganiami.
- Po wystąpieniu problemów, incydentów lub błędów audyt wewnętrzny może pomóc w identyfikacji przyczyn i wdrożeniu działań naprawczych.
- Podczas identyfikacji obszarów, w których organizacja może poprawić efektywność i wydajność.
- Jako skuteczne wsparcie w przygotowaniach do audytów zewnętrznych, czyli np. audytów finansowych lub przeglądów przez organy regulacyjne.
- W przypadku, gdy niezbędna jest ocena ryzyka związanego z różnymi aspektami działalności firmy, audyt wewnętrzny może pomóc w opracowaniu strategii zarządzania ryzykiem.
Należy zaznaczyć, że częstotliwość przeprowadzania audytów wewnętrznych może być różna w zależności od rodzaju firmy, branży, w której działa, regulacji prawnych i jej specyficznych potrzeb. Istotne jest natomiast, aby audyt był wykonywany zgodnie z planem, był niezależny i precyzyjny, a wyniki zostały w pełni wykorzystywane do usprawnienia funkcjonowania organizacji.
Co ile powinien odbywać się audyt wewnętrzny?
Audyt wewnętrzny firmy powinien być cyklicznym elementem funkcjonowania każdej firmy. W wielu organizacjach audyty są przeprowadzane systematycznie, na przykład co rok lub co kwartał, aby zapewnić regularne monitorowanie i ocenę ich działań.
Słowo podsumowania
Audyt wewnętrzny jest jednym z najlepszych narzędzi wykorzystywanych obecnie do nieustannego udoskonalania funkcjonowania organizacji. Dostarcza on bezcenną wiedzę na temat tego, czy wszystko działa zgodnie z założeniami. Dzięki jego zastosowaniu firmy mogą identyfikować problemy, doskonalić procesy i poprawiać jakość swoich produktów. Audyt wewnętrzny przyczynia się więc do zwiększenia efektywności, konkurencyjności i satysfakcji klientów, czyli tego wszystkiego, na czym powinno zależeć każdej marce.
